Privacy en Cookie Policy

UW GEGEVENS ZIJN VEILIG BIJ ONS

DOWNLOAD ALS PDF

Uw privacy is voor ons zeer belangrijk. Om de verzamelde gegevens veilig te bewaren neemt VanRoey.be de nodige maatregelingen om uw gegevens te beschermen. Via deze verklaring geven we u heldere en transparante informatie over de verzamelde gegevens, hoe deze zullen worden gebruikt en met wie de informatie eventueel gedeeld wordt.

Deze privacyverklaring dient samen met onze gebruiksvoorwaarden en cookiebeleid gezien worden. VanRoey.be zal regelmatig haar Privacyverklaring aanpassen en de meest recente versie online beschikbaar stellen via https://www.vanroey.be/voorwaarden.

 

CONTACTGEGEVENS EN FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING

Deze privacyverklaring is van toepassing op het verzamelen, beheren, gebruiken en delen van uw gegevens door VAN ROEY BACKOFFICE BVBA, gevestigd te Antwerpseweg 116H – 2440 Geel – België, geregistreerd in de KBO onder nummer BE 0835.288.675, welke optreedt als overkoepelde organisatie voor de volgende ondernemingen:

• Van Roey Automation NV
• Servicenter Webstore BVBA
• Data Center Kempen BVBA

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen voor dezelfde doeleinden als vermeld in deze Privacyverklaring. Uw gegevens kunnen binnen VanRoey.be door verschillende afdelingen behandeld worden, dit naargelang de vooropgestelde doelstelling (bv. boekhoud-, marketing- of salesafdeling). Voor sommige aspecten van de dienstverlening werken we met derde partijen of schakelen we onderaannemers in. De doorgifte van uw gegevens gebeurt alleen voor dezelfde doelen als bij Van Roey Backoffice BVBA zelf. Wij zien erop toe dat deze partijen uw gegevens veilig en respectvol beheren.

Om de dienstverlening zo vlot mogelijk te laten verlopen, kunnen uw gegevens uitzonderlijk ook gedeeld worden met externe verwerkers. Indien wij dit doen, zien we er op toe dat uw gegevens vertrouwelijk en op een veilige manier verwerkt en gebruikt worden.

Het is niet uitgesloten dat uw persoonsgegevens worden gedeeld met internationale instellingen. Door gebruik te maken van onze diensten geeft u dan ook expliciete toestemming om uw gegevens met deze instellingen te delen. Uiteraard zorgen we ook hier dat gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de door ons vooropgestelde doelstellingen en dat gegevens niet op een onrechtmatige wijze gedeeld of verwerkt worden.

Ter bescherming van uw gegevens werd er binnen de organisatie een verantwoordelijke voor Gegevensbescherming aangesteld. Deze functie wordt ingevuld door de heer Hoefkens Kristof, Kempenlaan 2, B-2300 Turnhout. U kan contact met hem opnemen via het volgende e-mailadres: privacy@vanroey.be.

 

DOELSTELLING VAN DE VERWERKING EN RECHTSGRONDEN

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u als klant, leverancier of in een andere hoedanigheid contact heeft met de verschillende diensten van VanRoey.be.

Uw gegevens kunnen hierbij voor een aantal verschillende doeleinden verwerkt worden, waaronder:

• Aankoop/verkoop: van goederen en/of diensten.
• Klantenbeheer: informeren van klanten, beheer van klanteninformatie met een CRM-systeem.
• Direct marketing: om u te kunnen voorzien van gerichte communicatie, evenementeninformatie, promoties, aanbiedingen en andere advertenties.
• Leveranciersbeheer: informatie vragen bij leveranciers, beheer van leveranciersinformatie
• Staffing: informeren van klant en kandidaat.
• (Financiële) administratie: het afhandelen van uw betalingen, om wettelijke verplichtingen na te komen.

Voor deze verwerkingen stellen wij de volgende rechtsgronden voorop:

• Toestemming: de toestemming zal vooral gebruikt worden in het kader van Direct Marketing. Om u via mail op de hoogte te kunnen houden over aanbiedingen en promoties hebben wij uw toestemming nodig. Indien u deze nog niet ontvangt, kan u zich inschrijven via onze website: https://www.vanroey.be/nieuwsbrief.

In die gevallen waar uw persoonsgegevens verwerkt worden op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, kan u deze toestemming op ieder moment intrekken. In dat geval zullen wij de verwerking dan ook stopzetten. Hierbij dient u er rekening mee te houden dat, indien wij uw persoonsgegevens niet mogen verwerken, bepaalde diensten niet verder kunnen verstrekken.

• Voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst: om de aangegane overeenkomsten tot een goed einde te brengen en een correcte dienstverlening te voorzien, is het noodzakelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij aan uw contactgegevens en financiële gegevens.
• Wettelijke verplichting: in het kader van de toepasselijke wetgeving zijn wij onder bepaalde omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken en voor een bepaalde periode te bewaren. Denk hierbij aan wettelijke verplichtingen in verband met facturatie.
• Gerechtvaardigd belang: in dat geval waarbij uw gegevens op een andere wijze worden verkregen dan aan de hand van de toestemming, verwerken wij de gegevens aan de hand van het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke. Ons gerechtvaardigd belang heeft telkens betrekking op de optimalisatie van onze dienstverlening. Hierbij verwerken we niet meer gegevens dan puur noodzakelijk en respecteren we uw rechten op bescherming van uw persoonlijke levenssfeer.

 

CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van bovenvermelde doeleinden. Hierbij gaan wij telkens enkel de persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de vooropgestelde doelstelling. VanRoey.be verbindt zich er toe deze gegevens niet verder te gebruiken op een manier die strijdig is met deze doelstellingen of met deze privacyverklaring.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u vragen, opslagen en verwerken:

• Gewone categorieën van persoonsgegevens: in het kader van de vooropgestelde doelstellingen gaan wij gewone categorieën van persoonsgegevens verwerken. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot, uw contactgegevens zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres enz.
• Gedragsgegevens: om bepaalde doelstellingen te bereiken gaan wij, in beperkte mate gedragsgegevens van onze klanten verwerken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het aankoopgedrag van klanten. Op deze manier vermijden we dat er e-mails gestuurd worden naar een doelgroep die totaal geen interesse heeft in bepaalde producten of diensten.
• Financiële gegevens: voor een correcte facturatie is het noodzakelijk dat wij bepaalde financiële gegevens van onze klanten verwerken. Doorgaans gaat het om bedrijfsgegevens zoals SWIFT-code, BIC-code, banknaam en rekeningnummer. Maar zowel voor bedrijfsgegevens als financiële gegevens met betrekking tot natuurlijke personen, verlenen we deze gegevens een bijzondere bescherming.

De persoonsgegevens die voor u worden verwerkt, worden rechtstreeks bij u als betrokkene verkregen. Voor het uitvoeren van bepaalde diensten kan het zijn dat er meer gegevens zullen worden opgevraagd. Wij verbinden ons er toe enkel die gegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor de ons vooropgestelde diensten. In geen geval worden bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Geeft u als betrokkene dergelijke persoonsgegevens zelf aan ons (als verwerkingsverantwoordelijke), gaan we uit van een expliciete toestemming deze te mogen verwerken.

 

BESCHERMING VAN UW GEGEVENS

Om uw persoonsgegevens en privacy maximaal te beschermen, neemt VanRoey.be alle mogelijke organisatorische en technische maatregelen om deze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, diefstal, onopzettelijk verlies, manipulatie of vernietiging. Een team van Network Security Engineers staat in voor de veiligheid van onze IT-infrastructuur en onze medewerkers zijn opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens.

Mocht er zich toch een gegevenslek voordoen, met ongunstige gevolgen voor uw persoonsgegevens, wordt u hiervan persoonlijk verwittigd door de in de wet voorziene omstandigheden.

 

GEGEVENS INKIJKEN, CORRIGEREN OF LATEN VERWIJDEREN

Zoals wettelijk voorgeschreven heeft u recht op toegang tot uw gegevens. U kan ons vragen of we persoonsgegevens van u verwerken; waarvoor we die verwerken; welke gegevenscategorieën we verwerken; met welke categorieën van derden we uw persoonsgegevens delen; wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en welke logica we gebruiken als we bepaalde persoonsgegevens automatisch zouden verwerken.

Uw recht op toegang kan u schriftelijk uitoefenen via e-mail naar privacy@vanroey.be. Uw aanvraag zal uiterlijk 30 dagen na ontvangst en mits alle vereiste informatie te hebben ontvangen, worden beantwoord. Om uw recht van toegang uit te oefenen en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, kunnen we u om een bewijs van uw identiteit vragen.

U heeft ook het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of veranderen. Ook hiervoor kan u steeds contact opnemen via mail. We zullen deze informatie vervolgens binnen de wettelijke vastgestelde termijnen zo nodig aanpassen. Houd er rekening mee dat we u soms, afhankelijk van uw verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. Daar bepaalde gegevens wettelijk verplicht zijn voor een specifieke periode bij te houden, kunnen niet alle gevraagde gegevens altijd verwijderd worden.

Om gegevens up-to-date te houden, verzoeken we u om ons iedere wijziging te melden.

 

RECHT OP AFBEELDING

Het is gebruikelijk dat wij op evenementen beeld- of video-opnames maken van de aanwezigen. Telkens wij dit doen nemen wij ook alle maatregelen om te verzekeren dat wij hierbij telkens uw recht op uw afbeelding zullen respecteren. Wij wensen u hier dan ook grondig over te informeren zodat u op de hoogte bent van deze mogelijkheid, en zodat u weet wat u in dit verband kan ondernemen.

Wij brengen u er dan ook graag van op de hoogte dat indien u deelneemt aan een event, dat door een onderneming van de Van Roey ICT Group wordt georganiseerd, dat de mogelijkheid bestaat dat er een afbeelding of video-opname van u gemaakt wordt. Deze beelden kunnen nadien gebruikt worden als sfeerbeelden op onze website of via social media. Door deel te nemen aan deze events geeft u ons dan ook de uitdrukkelijke toestemming om deze afbeeldingen te maken en deze ook daadwerkelijk te gebruiken of te publiceren. Wij gaan hierbij telkens het nodige respect tonen voor uw persoonlijke leefsfeer.

Indien u niet op een foto wenst te staan staat het u telkens vrij om de fotograaf daarvan op de hoogte te brengen en deze zal daar dan ook telkens rekening mee houden.

Indien wij een foto publiceren waar u op staat, en u heeft hier bezwaar tegen, dan kan u altijd contact opnemen met onze Marketingafdeling via het volgende e-mailadres marketing@vanroey.be. In dit geval zullen wij dan ook de nodige stappen ondernemen om dit zo snel mogelijk in orde te brengen. Om aan dit recht te kunnen voldoen moeten wij natuurlijk wel in staat zijn om u te identificeren, dus gelieve de nodige informatie te voorzien opdat wij u bezwaar zo snel mogelijk kunnen behandelen.

Deze mogelijkheid doet natuurlijk geen afbreuk aan uw rechten zoals deze worden voorzien in de voorgaande privacyverklaring. U kan ook steeds contact opnemen met onze privacyverantwoordelijken
 privacy@vanroey.be.

 

MARKETING AUTOMATION

VanRoey.be maakt gebruik van marketing automation. In dit kader worden gegevens bijgehouden van welke pagina’s er op onze website worden bezocht, en naar welke artikels er wordt gekeken. In dit verband zal enkel het IP adres van de bezoeker geregistreerd worden. Deze verwerking zal plaatsvinden op basis van het gerechtvaardigd belang van onze onderneming. De gegevens die op deze manier zullen niet verder gekoppeld worden aan andere persoonsgegevens.

Marketing cookies worden pas geïnstalleerd van zodra de bezoeker hiervoor zijn/haar uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Verdere gegevens gaan pas gekoppeld worden van zodra de bezoeker zijn/haar gegevens ook invult op één van de invulformulieren op onze website. Op basis van deze dubbele toestemming proberen wij de rechten en vrijheden van onze bezoekers zo goed mogelijk te beschermen.

Deze cookies worden voor een periode van 1 jaar geïnstalleerd, nadat de bezoeker zijn/haar toestemming heeft gegeven. De gegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de door ons vooropgestelde doelstelling.

 

BEWAARTERMIJN

Gegevens van klanten, leveranciers en andere betrokken worden niet langer bewaard dan nodig. We toetsen hierbij de noodzakelijkheid af en houden rekening met de wettelijke verplichtingen waaraan VanRoey.be wordt onderworpen.

Wanneer persoonsgegevens worden gearchiveerd respecteren we de wettelijke en administratieve voorschriften die hierop van toepassing zijn en bewaken we het gebruik van deze persoonsgegevens in onze verwerkingsprocessen.

 

VRAGEN

Heeft u vragen over ons privacybeleid of wilt u uw gegevens wijzigen? Aarzel dan niet om ons te contacteren. Ons team van specialisten en juristen staan klaar om u een passend antwoord te bieden. Heeft u een klacht? Dan kan u dit tevens via onderstaande contactgegevens melden.

Bent u niet tevreden over het verkregen antwoord? Dan kan u ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Contactgegevens hiervan vindt u op hun website.